No todos los días te invitan a hacer tazas de té con gusanos pegajosos y conos de nieve. O a buscar lápidas en cementerios de la era de los pioneros. O un desfile en el centro con títeres y zancos, con una banda basada en el arte escénico. Estas son solo algunas de las tareas inesperadas e impredecibles que llevan a cabo los voluntarios del MAH. Nuestra fiesta de reconocimiento a los voluntarios es el día que agradecemos formalmente a nuestros voluntarios siempre creativos e inspiradores por todo el increíble trabajo con el que contribuyeron al MAH durante el último año. Y queríamos asegurarnos de que este año fuera espectacular.
Tuvimos dificultades para encontrar algo en línea sobre cómo organizar una fiesta de reconocimiento a voluntarios. Buscamos ideas y modelos de presupuesto en Internet, y buscamos inspiración en otros museos, pero no tuvimos éxito.
Sin embargo, no fue tan difícil como pensamos. Esto fue lo que hicimos:
Hazlo tú mismo
El elemento más importante de cualquier fiesta es la gente. Afortunadamente para nosotros, teníamos un grupo de voluntarios maravillosos que se duplicaron como invitados de honor. El próximo paso fue resolver qué tipo de fiesta debíamos organizar. Hemos organizado fiestas con temáticas alocadas antes (recordamos una fiesta de temática setentera de hace algunos años donde los invitados no estaban demasiado “entusiasmados” como para vestirse con pantalones acampanados o telas teñidas), pero estas pueden ser impredecibles. En lugar de ponerse capas para una fiesta de superhéroes, decidimos basar las decoraciones en un concepto que resulta muy familiar en nuestro museo: DIY (Do it Yourself/Hazlo tú mismo). “Hazlo tú mismo” encarna un espíritu de experimentación y participación, que es mucho por lo que pugnamos en nuestro museo.
Esta iniciativa se tradujo en una fiesta temática que implicó decoraciones hechas a mano, accesorios prestados, conceptos simples como caminos de mesa de papel de estraza y con la ayuda de compañeros de trabajo ingeniosos. Terminamos usando y pidiendo prestados muchos suministros que ya teníamos de exposiciones y eventos anteriores. El sótano se convirtió en una mina de oro de suministros e inspiración. Retazos de tela, libros antiguos, botellas de vino, tarros, hilo... nómbralo y probablemente lo encontremos en nuestro sótano.
Si necesitas inspiración creativa o ideas para fiestas, te recomendamos que uses Pinterest. Usamos el sitio para muchos proyectos diferentes: ideas de manualidades artísticas del tercer viernes, maneras creativas de hacer que nuestra recepción esté más organizada y eficiente, y funciona como un hechizo para las ideas de fiestas. Es una gran herramienta para todos porque ofrecen artesanías y actividades que varían en habilidad y dificultad. Pinterest es donde encontramos y afianzamos nuestras ideas para el ambiente general de la fiesta y los elementos específicos, como los centros de mesa.
Solicita ayuda
El presupuesto para organizar una fiesta de voluntarios era limitado, por lo que decidimos recorrer los negocios locales vecinos y organizaciones para pedir prestada una taza de azúcar, por así decirlo. Sabíamos que el servicio de banquete iba a ser lo más costoso, por lo que nuestro objetivo era que nos donaran todo lo demás. La comunidad respondió de manera impresionante. Con la ayuda de nuestra pasante de Servicios Voluntarios, Jennifer, recibimos donaciones de empresas locales de banquete y premios para los voluntarios. Incluso hicimos una parada en el mercado de productores locales para conseguir flores y fresas.
Tómalo como algo personal
Queríamos “agradecer” especialmente y de manera personalizada a cada voluntario. Sin embargo, con la modificación de las listas de confirmación de asistencia, un total de 150 voluntarios y un personal reducido, agradecer a todos personalmente puede resultar difícil. Pero le agregamos un toque lo más personalizado posible.
- Tarjetas de reconocimiento a voluntarios
Todos nuestros voluntarios homenajeados recibieron esta tarjeta especializada. Una imagen de todo el personal alrededor de una pizarra con un “GRACIAS” escrito a mano por Iris, nuestra pasante de campo del museo, seguido por su nombre y el motivo del agradecimiento. El personal también escribió un mensaje personalizado en el reverso. - Premios
Los voluntarios homenajeados también recibieron un pequeño regalo. Los premios fueron aleatorios y variaban desde un certificado de regalo de un restaurante hasta pases para la pista de patinaje local (generosamente donados por las empresas locales). Nuestro detalle preferido de los premios fue el empaquetado, hecho con papel, cinta, follaje y un poco de amor. - Recuerdos de la fiesta
En algunas exposiciones anteriores, acumulamos una cantidad ridícula de tarros para una divertida actividad en la galería sobre la memoria. Desde entonces habíamos buscado diferentes maneras de volver a utilizar estos frascos. ¿Qué mejor uso que una vasija como recuerdo de la fiesta para nuestros 80 invitados voluntarios? Los llenamos con nuevos productos del MAH como lápices y botones y, por supuesto, ¡dulces!
Entonces, ¿cómo resultó nuestra fiesta? Bien, uno de los miembros del personal compartió un emotivo agradecimiento con un voluntario. Nuestro voluntario del año recibió su agradecimiento con una ovación de pie. Casi todo el personal acudió al evento (lo cual es difícil de coordinar). Y otro voluntario trajo pastelitos después de la fiesta como una forma de devolver el favor.